La era digital ha abarcado una gran variedad de gremios y ha llegado a lo más profundo de nuestras vidas. Tanto es así que al día de hoy existen contratos en formato digital y estos tienen validez si se cumple con ciertos protocolos especiales. Si es la primera vez que escuchas de esto no te preocupes pues en este artículo podrás aprender más sobre esto.
Es bastante probable que los contratos en formatos digitales comiencen a tomar fuerza y cada día sean más comunes. Por lo cual vale la pena conocer más acerca de esta modalidad. En este artículo podrás leer acerca de las ventajas que estos ofrecen. Además de información sobre su funcionamiento y algunos ejemplos de esto.
Recuerda que en MISITIOLEGAL te podemos ayudar con la redacción y revisión de tus contratos.
¿Qué son y en Qué Consisten los Contratos Digitales?
Los contratos en formatos digitales son negociaciones y formalizaciones de condiciones similares a un contrato convencional. No obstante, estos contratos tienen la distinción de ser realizados enteramente en un contexto digital. Es decir, que la negociación entre las partes es realizada a través de un protocolo enteramente informático.
Contratos Digitales versus Contratos Físicos
Naturalmente ante una propuesta como los contratos digitales queda preguntarse ¿Qué hay de los tradicionales contratos físicos?, ¿Cuál es mejor? La respuesta a esto por supuesto es difícil y depende de la utilidad y el contexto de los contratos. Por ello a continuación haremos una pequeña comparación entre los beneficios de cada tipo de contrato.
Beneficios de los Contratos Digitales
En primer lugar podemos mencionar que los contratos digitales tienen la ventaja de conservar los datos e información de manera íntegra. Además, estos contratos son mucho más convenientes pues pueden ser firmados sin importar la ubicación de las partes.
También es importante destacar que estos cuentan con validez legal. Lo anterior siempre y cuando las partes utilicen su Firma Digital para obligarse a los términos del Contrato de manera que se cumplan los requerimientos establecidos en la ley número ocho mil cuatrocientos cincuenta y cuatro, ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos y su reglamento.
Para poder tener más claridad respecto de la Firma Digital puede referirse al sitio web del Sistema Costarricense de Información Jurídica y buscar la última versión de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Número 8454. Si desea revisar el siguiente enlace debe corroborar que esté visualizando la “última versión de la norma”, de lo contrario podría estar en una versión desactualizada.
Desventajas de los Contratos Físicos
Los contratos físicos tienen la desventaja de que tienen una alta probabilidad de alteración de los datos consignados en estos. Por lo cual es un documento menos seguro en comparación con los contratos digitales. Además de que estos pueden ser extraviados si no se les tiene el cuidado correcto.
Ventajas de una Gestión Digital de Documentos
Puede que llegado este punto hayas podido apreciar las múltiples ventajas de los contratos digitales y quieras conocer otros beneficios. Incluso puede que te interese incentivar la gestión digital de documentos para vos y tus clientes. De ser así te gustará conocer las ventajas de emplear la gestión digital que mostramos a continuación.
Menores Tiempos de Respuesta
Ya que la nube tiene funcionalidad a través de algoritmos los tiempos de respuesta son mucho menores. De esta forma los procesos que estés llevando a cabo se harán en mucho menos tiempo. Ya que los documentos que necesites, correos electrónicos y todo lo demás será utilizado por el sistema de funcionamiento de la nube.
Sin duda esta es una ventaja increíble pues los procesos legales tradicionales suelen ser terriblemente tardados y complicados. Las herramientas digitales facilitan estos procesos y los hacen mucho más cómodos y eficientes.
Seguridad en la Nube
La administración legal valora en especial la confidencialidad y esta forma parte esencial de la profesión legal. Sin embargo, la gestión fiscal tradicional está plagada de riesgos y por ello es mejor optar por los sistemas de seguridad de la nube. Debido a que estos te permiten gestionar los permisos de acceso a los documentos de tu persona o tu empresa.
La ausencia de agentes humanos en el proceso de gestión legal hace que esto sea mucho más seguro. Ya que se reducen considerablemente las posibilidades de que se filtre información de cualquier clase. Además que el beneficio de controlar los permisos de acceso hace mucho más confiable el manejo de documentos a través de la nube.
Generación y Control del Contenido
Las herramientas de gestión de contenido digitales agilizan y mejoran el desempeño de la asesoría legal de las empresas. Pues estos sistemas hacen que sea más sencilla la creación, gestión y clasificación del contenido. Sin mencionar que pueden generar un estándar de calidad en cuanto a la redacción de documentos como contratos.
Control de Gestión Interna
La gestión interna digital te permitirá tener un sistema de trabajo organizado de forma competitiva y meritocrática. Asignando el trabajo con base a la experiencia y la especialización, así como la productividad y efectividad de los colaboradores. Por lo que es una alternativa mucho más ventajosa que la gestión interna convencional.
Integración con Otros Sistemas
Uno de los elementos más ventajosos de la gestión digital es que esta puede integrarse con otros sistemas. Es decir, combinar y mantener en constante comunicación el software y la data de la empresa con los sistemas de la nube y sus aplicaciones. Esto impulsa de forma impresionante el trabajo y la fluidez de la asesoría digital.
Ejemplos de Contratos Virtuales
Los contratos digitales funcionan de un modo muy similar a los contratos físicos tradicionales. Pues estos facilitan y constatan un acuerdo entre dos o más partes y cuidan de la seguridad de la información y contenido del documento. A continuación, veremos algunos ejemplos de contratos digitales.
- Contratos de Arrendamiento de Vivienda: Con las herramientas digitales los contratos de arriendo entre propietario e inquilino serán más ágiles de suscribir.
- Contratos de Arrendamiento de Comercio: Con las herramientas digitales los contratos de arriendo entre propietario e inquilino serán más ágiles de suscribir.
- Contratos de Servicios Profesionales: Con las herramientas digitales los contratos de servicios profesionales entre contratista y contratante serán más ágiles de suscribir.
- Opción de Compra y Venta: Ya que no existen formalidades escritas se puede proceder a firmar la opción de compra venta firmando de forma electrónica con tu Firma Digital.
- Procesamiento de Facturas: Los comprobantes y facturas electrónicas pueden ser autorizadas mediante Firma Digital.
Si deseas conocer más sobre la Firma Digital, por favor ingresa al sitio web: https://www.firmadigital.go.cr/. De igual manera puedes acceder al sitio web del Banco Central de Costa Rica para consultar sobre los emisores y costo de dicha firma en el siguiente link: https://www.bccr.fi.cr/firma-digital/certificados-de-personas-f%C3%ADsicas/emisores-y-costos.
